Quel que soit le support, numérique ou papier, nous optimisons et sécurisons la gestion de vos flux documentaires, de vos emails ou de toute pièce spécifique à vos branches métiers, depuis leur réception, numérisation et indexation jusqu’à leur archivage électronique.
Les avantages de la digitalisation des processus documentaires
Digitaliser et adopter une gestion électronique de vos documents entrants procure de nombreux avantages à votre entreprise et ses collaborateurs.
Vous gagnez en efficacité, en optimisant et en sécurisant les différentes étapes de traitement de vos documents. Vous réduisez votre empreinte carbone, dans une optique « zéro papier ». Vous réduisez significativement vos coûts tout en améliorant votre réactivité et votre qualité de service vis-à-vis de vos clients.
Les bénéfices de digitalisation des processus documentaires sont multiples :
- Centralisation et sécurisation des flux documentaires
- Automatisation de l’organisation de travail
- Externalisation des étapes de traitement de vos documents
- Traçabilité des processus de traitement et de validation, suivant un système de workflow
- Automatisation de la recherche de documents grâce à leur indexation (numéro, mot-clé, date, …)
- Diminution des impressions et de votre impact écologique
- Gain de productivité, automatisation et réduction de vos coûts de traitement
- Augmentation de la satisfaction de vos clients
Nos solutions pour la digitalisation des processus documentaires
Dématérialisation des documents
Abonnements, bons de commande, coupons promotionnelles, promesses de dons, moyens de paiement (chèques, Sepa), … Confiez-nous la digitalisation de vos supports papier !
Nous assurons leur réception, leur tri, leur numérisation et leur archivage depuis notre Centre de Production dédié à Aubervilliers. Nous traitons de manière performante, contrôlée et sécurisée toutes vos données : numérisation et digitalisation de documents multi-formats, capture de données et traitement OCR, indexation, typage, remises en banque et archivage…
Nos équipes vous accompagnent pour définir un traitement optimisé et sécurisé de vos documents papier et moyens de paiement !
Gestion Electronique de Documents (GED)
Vos documents, numérisés et digitalisés, sont centralisés sur une plateforme sécurisée de GED (Gestion Electronique Documentaire) dédiée, qui intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à leur consultation, leur exploitation, leur traçabilité et leur archivage.
Les utilisateurs se connectent à distance à une interface pour visualiser les documents et effectuer leur traitement. Un système de workflow, en temps réel, permet de suivre l’avancement des différentes étapes de traitement d’un document jusqu’à sa validation finale.
En fin de traitement, le document est archivé électroniquement suivant une classification précise, permettant de le rechercher, à tout moment, à partir de mots-clés et critères identifiants.
Gagnez en efficacité et réduisez vos coûts, en optimisant le cycle de traitement de vos documents !
Saisie et traitement documentaire
En complément de la numérisation de vos flux papier entrants et la mise en place d’une gestion électronique adaptée de vos documents, Vivetic Group met à votre disposition une équipe d’opérateurs expérimentés pour la saisie et le traitement de l’ensemble de vos processus métiers directement dans vos applications :
- saisie et traitement de bons de commande, d’abonnement, de coupons, de dons, … et des moyens de paiements (chèque, CB, SEPA…) s’y associant.
- vérification de pièces, validation de dossiers
- rapprochement, saisie et contrôle de factures
- remise en banque de moyens de paiement, génération de fichiers TLMC
- etc.
En nous confiant la gestion partielle ou totale de vos processus métier, vous automatisez vos procédures, gagnez en flexibilité et variabilisez vos coûts !
Les domaines d’application de digitalisation des processus
La dématérialisation pour les activités comptables
Appliquée aux activités de gestion comptable et financière, la dématérialisation des documents permet un important gain de temps, qu’il s’agisse de leur classement, indexation, stockage, diffusion. Investir dans une solution pertinente pour répondre aux enjeux de dématérialisation des factures, dans le respect de la législation en vigueur.
La numérisation des abonnements pour le secteur de la presse
Dans le secteur de la presse, la saisie documentaire externalisée est aussi très utilisée :
- Saisie des documentaires : abonnements, commandes
- Traitement de moyens de paiement (CB, SEPA, vérification de chèques et remise en banque)
- Couponing et dématérialisation documentaire : réception des flux et intégration des documents dans le système d’information de façon automatique ou après saisie des rejets des bons de commandes ou des coupons dématérialisés.
