Quel que soit le support, numérique ou papier, nous optimisons vos flux documentaires entrants grâce à la numérisation et la capture multicanal, la lecture et le typage automatique de vos documents, la gestion automatisée de vos emails ainsi que l’extraction et le contrôle automatique de tout document spécifique lié à vos branches métiers.
Les avantages de dématérialiser les documents
La tendance du “zéro papier” constitue un enjeu économique et écologique pour les entreprises qui font le choix de réduire le plus possible leur utilisation de supports imprimés. La dématérialisation des documents traduit un engagement à diminuer son empreinte écologique et à devenir socialement responsable en réduisant ses déchets. Au-delà du facteur environnemental, dématérialiser les documents permet de fluidifier et de sécuriser les processus administratifs, l’acheminement et l’archivage, induisant un gain de temps et productivité.
La mise en place d’une solution efficace de dématérialisation de vos documents apporte plus de cohésion au sein de votre entreprise. Les avantages sont nombreux :
- Améliorer son organisation de travail ;
- Réduire les coûts, d’impression notamment ;
- Augmenter la productivité des équipes ;
- Faciliter la recherche de documents grâce à l’indexation (par exemple : retrouver facilement ses factures grâce à un mot-clé dans le moteur de recherche de la GED) ;
- Faciliter le contrôle d’accès à des documents sensibles, des fichiers partagés ;
- Faciliter la collaboration sur un document nécessitant l’intervention de plusieurs acteurs.
Nos solutions
Dématérialisation des documents : numériser et gérer
Nous assurons la numérisation et l’archivage des documents depuis notre centre dédié à Aubervilliers et nous traitons de manière performante, contrôlée et sécurisée toutes vos données : numérisation de masse de documents au format digital, saisie de données, traitement OCR, indexation, archivage…
Couponing & Saisie documentaire / Traitement des moyens de paiements
Il n’y a pas que les documents administratifs qui nécessitent une dématérialisation. Nous gérons aussi la saisie des documents (commandes, abonnement) et le traitement des moyens de paiements (chèque, CB, SEPA…) s’y associant. Avec une intégration dans le système d’information en automatique ou après saisie des rejets des bons de commande/coupons dématérialisés.
Nos équipes expertes de dématérialisation des documents se chargent de la réception des flux et assurent la remise en banque des chèques et leur envoi sécurisé pour une traçabilité complète.
Gestion Electronique de Documents (GED)
Au-delà des phases de capture documentaire, nous proposons une solution globale et hébergée qui intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion du cycle de vie des documents et de l’information, de l’intégration des flux à l’archivage électronique.
Pour assurer le suivi, notre workflow documentaire assure la disposition pendant toute la durée de vie des documents.
Les domaines d’application de dématérialisation des documents
La dématérialisation pour les activités comptables
Appliquée aux activités de gestion comptable et financière, la dématérialisation des documents permet un important gain de temps, qu’il s’agisse de leur classement, indexation, stockage, diffusion. Investir dans une solution pertinente pour répondre aux enjeux de dématérialisation des factures, dans le respect de la législation en vigueur.
La numérisation des abonnements pour le secteur de la presse
Dans le secteur de la presse, la saisie documentaire externalisée est aussi très utilisée :
- Saisie des documentaires : abonnements, commandes
- Traitement de moyens de paiement (CB, SEPA, vérification de chèques et remise en banque)
- Couponing et dématérialisation documentaire : réception des flux et intégration des documents dans le système d’information de façon automatique ou après saisie des rejets des bons de commandes ou des coupons dématérialisés.
