Qu’est-ce la dématérialisation ?
La dématérialisation englobe aujourd’hui plusieurs domaines et non plus seulement la numérisation. La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique. Il peut également s’agir de toute action de numérisation de fichier. Cela peut comprend :
- La dématérialisation de documents (numérisation)
- La dématérialisation des échanges
- La dématérialisation des activités et des processus : gestion électronique des documents (GED….)
On emploie le terme de dématérialisation native, afin de qualifier les informations, échanges et les processus crées directement sur un support numérique.
Quels sont les documents que l’on peut dématérialiser ?
Les courriers, les relevés bancaires, les bons de commandes, les bons de livraison, les factures, les bulletins de salaire, ou encore les contrats, les déclarations sociales /fiscales … Tout document peut être dématérialisé.
Toutefois, certains documents comme les documents commerciaux et administratifs (contrats, factures) nécessitent une dématérialisation légale et sécurisée.
Les avantages de la dématérialisation :
Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises sont nombreux :
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Gagner d’espace
La dématérialisation facilite l’archivage : moins de papiers, moins de classeurs, moins d’armoires d’archivage, plus d’espaces !
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Gagner du temps
Chercher un document prend en moyenne 15 minutes du temps de travail. Un document numérisé et bien classé dans le back office est bien plus facile à trouver !
En dématérialisant, vous optimisez votre temps de travail !
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Faire des économies
Une étude menée par le BVA sur 410 entreprises révèle que l’envoi d’un contrat papier coûte en moyenne 9 € à 15 €. Ces coûts représentent l’impression des documents (type d’imprimante, encre, papier), les enveloppes choisies, les coûts d’affranchissement, et en plus le temps passé sur un contrat qui pourrait très bien être automatisé.
La dématérialisation diminue et peut même supprimer les exemplaires en circulation. Elle allège les coûts d’impression et de transmission. Une facture dématérialisée coute 2 à 3 fois moins cher qu’une facture physique !
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Faciliter la gestion des relations
La dématérialisation facilite le partage des documents et ouvre la porte au travail collaboratif. Elle permet de mettre en place des plateformes de partage en ligne et de travailler ainsi plus rapidement et de manière efficace.
La dématérialisation fluidifie les relations internes entre collaborateurs mais aussi externe entre les banques, les fournisseurs et les clients.
Vous êtes ainsi plus réactif et cela peut être un avantage concurrentiel !
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Protéger l’environnement
En réalisant des économies de papier, en diminuant les impressions et donc la consommation d’encre, en réduisant les envoie physique et donc le transport, la dématérialisation contribue à protection de l’environnement.
Hormis les bénéfices mentionnées ci-dessous, la dématérialisation permet également de centraliser et sécuriser les données. La gestion de l’information est ainsi plus rapide, plus efficace et plus sécurisée.
Confiez la dématérialisation de vos documents à Vivetic Group
Chez Vivetic Group, dématérialiser vos documents est notre cœur de métier. Notre centre de Numérisation en France se charge d’effectuer les scans sous OPEX et de la gestion de vos documents physiques. Nos équipes efficaces et performantes vous assure un service de qualité, à des tarifs très compétitifs. Nous pouvons également effectuer la saisie de vos documents (factures, CV, fiches de salaire …) sur un back office, ce qui vous permettra de profiter de tous les avantages de la dématérialisation. Ainsi, nous vous proposons :
- Le traitement de vos opérations marketing : coupons, jeux concours, cartes de fidélité, enquêtes de satisfaction, annuaires…
- Le traitement des images : LAD, RAD, OCR
- La qualification de vos bases de données
- L’indexation
- La reprise d’archives
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