La gestion des services IT est un défi majeur pour les entreprises dont ce n’est pas le cœur de métier. Entre le recrutement de profils qualifiés, la formation, la sécurité des données, la gestion des systèmes et la veille technologique, les coûts et les contraintes peuvent rapidement s’accumuler.
Dans ce contexte, l’externalisation informatique s’impose comme une réponse stratégique. En confiant tout ou partie de leurs services IT à un prestataire spécialisé, les entreprises peuvent non seulement recentrer leurs efforts sur leur activité principale, mais également optimiser leurs opérations et améliorer leur performance globale.
Cette approche séduit déjà de nombreuses organisations. Selon l’étude 2023-2024 de Whitelane Research, 31% des entreprises européennes prévoient même d’augmenter l’externalisation de leurs activités, soit près d’un tiers des entreprises interrogées. Une tendance qui devrait se renforcer en 2025, dans un contexte économique tendu où les entreprises sont de plus en plus challengées sur la maîtrise de leurs budgets et la recherche de solutions plus agiles et rentables.
Dans cet article, Vivetic présente les aspects essentiels de l’externalisation informatique : sa définition, ses avantages majeurs et les bonnes pratiques à adopter pour réussir son projet.
Externalisation informatique : Définition
L’externalisation informatique, ou sous-traitance informatique, consiste à confier à une entreprise externe la gestion partielle ou totale de ses services IT. Cette prestation de service informatique peut couvrir un large éventail de missions, telles que le développement d’applications, la maintenance des systèmes, ou l’assistance utilisateur.
Il existe différentes formes d’externalisation en fonction de la localisation de la société informatique partenaire. La prestation est dite onshore lorsqu’elle est réalisée dans le pays de l’entreprise cliente. Elle est qualifiée de nearshore lorsque le prestataire est situé dans un pays proche, offrant généralement des coûts plus compétitifs (Maroc, Portugal, etc.). Enfin, la prestation est offshore lorsque le prestataire est basé dans un pays plus lointain, souvent en Asie ou en Afrique, avec des coûts très attractifs (Madagascar, Inde, etc.).
Une large gamme de services informatiques peut ainsi être externalisée, notamment :
- Le développement de logiciels, sites web ou applications mobiles.
- La maintenance des infrastructures informatiques.
- Le support et le helpdesk (assistance technique aux utilisateurs).
- L’intégration de données et migration vers de nouveaux systèmes.
- La gestion de la cybersécurité et des systèmes de sauvegarde.
- L’infogérance partielle ou complète.
Quels sont les avantages de l’externalisation informatique ?
L’externalisation IT offre de nombreux avantages stratégiques qui permettent notamment aux entreprises d’optimiser leurs ressources, de renforcer leur compétitivité et de se concentrer sur leur cœur de métier. Voici les principaux bénéfices qu’elle peut apporter.
Réduction des coûts et optimisation des ressources IT
L’un des atouts majeurs de l’externalisation informatique réside dans la réduction significative des coûts. En confiant tout ou partie de leurs services à un prestataire informatique externe, les entreprises se délestent des charges liées au recrutement, à la formation ou encore aux salaires. Nul besoin non plus d’investir dans des équipements et infrastructures IT. Ces ressources peuvent ainsi être réallouées à des projets plus stratégiques.
Les économies réalisées varient cependant en fonction de la localisation du prestataire. En France, les coûts peuvent être plus élevés, mais la proximité géographique et linguistique est un atout majeur. En nearshore, le Maroc se positionne comme une alternative crédible, avec un bon niveau de service et une accessibilité culturelle, tout en restant plus compétitif que l’Hexagone. En offshore, l’Inde, avec son large vivier de talents IT, est une destination attractive, bien que la gestion de la distance et des différences culturelles et linguistiques puisse représenter un défi. Enfin, Madagascar, un pays combinant les atouts du nearshore (proximité horaire, francophonie) avec les bénéfices économiques de l’offshore, représente aujourd’hui un excellent compromis.
Accès à une expertise IT étendue et aux innovations technologiques
Réduire les coûts ne signifie pas pour autant renoncer à la qualité, bien au contraire. Les prestataires informatiques disposent d’équipes dédiées, offrant ainsi une expertise approfondie et une capacité d’adaptation aux besoins spécifiques de chaque entreprise. L’externalisation leur permet ainsi d’accéder à des talents spécialisés dans des domaines techniques pointus, comme le développement web et mobile, la création de logiciels métiers ou encore l’intégration de solutions GED/CRM et de plateformes cloud.
Ces partenaires assurent enfin une veille technologique continue, garantissant l’adoption des dernières innovations. Leur capacité à intégrer rapidement de nouvelles technologies permet aux entreprises de rester toujours à la pointe, tout en bénéficiant de solutions adaptées aux exigences métiers et aux enjeux futurs.
Flexibilité et évolutivité des services IT externalisés
Cette grande expertise s’accompagne d’une flexibilité très appréciable, qui permet aux organisations de s’adapter rapidement à l’évolution de leurs besoins internes. Les services peuvent ainsi être ajustés en fonction des exigences du moment, qu’il s’agisse de projets en cours ou de fluctuations de l’activité (pics ou baisses d’activité), tout en évitant les contraintes liées à la gestion des ressources humaines internes.
Les prestataires informatiques externes maîtrisent également des méthodologies modernes, comme DevOps, Agile ou l’intégration de l’IA, qui facilitent notamment l’adoption rapide de solutions innovantes. Cette réactivité constitue par ailleurs un atout majeur face aux évolutions réglementaires et aux nouvelles exigences du marché, garantissant que les entreprises restent conformes et à jour avec les dernières normes et pratiques.
Sécurité et conformités renforcées
La sécurité des systèmes d’information et la conformité aux réglementations en vigueur, comme la protection des données (RGPD), sont justement des enjeux cruciaux pour toute organisation. Une entreprise de développement informatique externe dispose de protocoles de sécurité avancés et possède l’expérience nécessaire pour protéger les systèmes et les données sensibles.
Elle met en place des solutions de cybersécurité robustes, incluant des firewalls, des antivirus, et du chiffrement des données et respecte scrupuleusement les normes en matière de protection des données. De cette manière, elle garantit la sécurité des infrastructures et assure une conformité totale avec les réglementations en vigueur, offrant ainsi une tranquillité d’esprit face aux risques potentiels.
Optimisation du time-to-market et accélération des projets IT
En faisant le choix de l’externalisation informatique, les entreprises bénéficient enfin d’un gain de temps significatif dans la gestion des projets. Un partenaire externe dispose d’équipes immédiatement disponibles (rappelons qu’elles sont spécifiquement dédiées) et a la capacité de mobiliser rapidement des ressources supplémentaires (développeurs, chefs de projet, etc.).
A cela, s’ajoute l’utilisation de méthodologies agiles, comme Scrum, qui permet d’assurer une gestion optimale des projets, avec des cycles de développement itératifs et une meilleure réactivité face aux imprévus. Ces méthodologies permettent également une collaboration efficace entre les équipes. Un partenaire informatique externe peut ainsi accélérer les délais de développement et de déploiement des solutions afin de garantir des résultats dans les délais prévus.
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Comment réussir son projet d’externalisation informatique ?
Mais réussir son projet d’externalisation IT ne se limite pas à confier ces services à un prestataire externe. Il s’agit aussi et surtout de mettre en place une collaboration solide et efficace, fondée sur des objectifs clairs, une gestion rigoureuse des ressources et une communication fluide. Pour garantir le succès de votre projet, il est donc primordial de suivre une démarche structurée, à travers plusieurs étapes clés.
1- Cadrer ses besoins et établir un cahier des charges informatique précis
Avant toute démarche d’externalisation, il est important d’identifier clairement ses besoins IT. Cela permet de déterminer précisément les tâches à confier à un prestataire informatique, que ce soit pour le développement d’applications, la maintenance, le support utilisateur, ou d’autres services spécifiques. En parallèle, il convient de définir des objectifs clairs concernant la performance, le budget et les délais.
À ce stade, il peut être utile de se poser certaines questions structurantes :
- Faut-il externaliser la maintenance du système d’information existant (hérité / legacy), souvent peu évolutif, pour libérer du temps en interne ?
- Les projets stratégiques et innovants (ex. cœur de métier, transformation digitale) doivent-ils rester pilotés ou réalisés en interne ?
- Dispose-t-on des compétences et des ressources spécialisées en interne pour lancer un nouveau projet dans les délais attendus ?
Dans le cadre des projets précis et spécifiques, la rédaction d’un cahier des charges informatique bien structuré permet de formaliser ces attentes. Ce document doit intégrer non seulement les exigences techniques et les livrables attendus, mais également les contraintes spécifiques, les indicateurs de performance et les objectifs de chaque phase du projet. Un cahier des charges précis assure une base commune entre les parties prenantes. Il est également un levier indispensable pour garantir une collaboration efficace et un cadre de travail bien défini.
2- Choisir le bon prestataire informatique pour votre projet d’externalisation
Le choix du prestataire étant un facteur déterminant pour la réussite de votre projet, la seconde étape consiste à sélectionner un partenaire de confiance, partageant vos valeurs et sachant instaurer une collaboration durable et transparente. Celui-ci doit également disposer d’une expertise technique avérée dans le ou les services que vous lui confiez, tout en connaissant les spécificités de votre secteur d’activité.
Ainsi, plusieurs critères peuvent être soigneusement évalués lors de cette étape :
- L’expertise et les technologies utilisées : vérifiez que le prestataire maîtrise les outils et/ou langages adaptés à vos besoins.
- L’expérience sectorielle : l’analyse de son portefeuille client permet de déterminer si la société prestataire a déjà collaboré avec des entreprises de votre secteur d’activité, ce qui facilite la prise en compte des contraintes spécifiques.
- Les références et avis clients : les témoignages et cas concrets sont utiles pour évaluer la qualité des livrables et la satisfaction des clients précédents.
- Les certifications : elles attestent de la qualité du prestataire, notamment en matière de normes de sécurité et de bonnes pratiques de développement.
- La disponibilité et la qualité de la communication : un bon partenaire doit être réactif, à l’écoute et capable de s’adapter à vos contraintes organisationnelles ou géographiques.
- Les coûts : une analyse approfondie des offres est indispensable. Un tarif attractif peut masquer des frais cachés (frais de démarrage, maintenance, support non inclus, etc.), tandis qu’un tarif élevé ne garantit pas toujours un service de qualité. Assurez-vous que tous les éléments de la prestation sont bien détaillés pour éviter toute mauvaise surprise.
- Le contrat : il doit être précis, encadrant les engagements du prestataire, les délais, les niveaux de service attendus (SLA) et les pénalités en cas de non-respect des engagements.
Le choix du modèle de collaboration est également important. Vous aurez à choisir entre deux modèles : régie ou forfait. La régie, facturée au temps passé, offre une grande flexibilité, idéale pour des projets évolutifs. Elle permet d’ajuster les ressources en fonction de l’avancée du projet et nécessite un suivi régulier.
Le mode forfaitaire, quant à lui, implique un engagement du prestataire sur un périmètre, un budget et un délai définis à l’avance. Il est adapté aux projets bien structurés, peu susceptibles d’évoluer, et permet de mieux maîtriser les coûts tout en offrant plus de visibilité. Le choix entre ces deux modèles dépendra essentiellement de la nature du projet et du degré de contrôle que vous souhaitez exercer sur le processus.
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3- Mettre en place un suivi et une communication efficace
Enfin, pour garantir la réussite de votre projet d’externalisation IT, il faut se pencher sur la question de la communication entre les équipes internes et le prestataire informatique. Une communication fluide et constante, structurée et régulière est la clé d’une collaboration harmonieuse et fructueuse.
Dès le début du projet, il donc est essentiel de désigner des interlocuteurs dédiés, mais aussi de définir la fréquence des points de suivi et les canaux de communication à utiliser (visioconférence, email, messagerie instantanée, etc.). La mise en place d’outils collaboratifs comme Jira, Asana, Trello ou Slack peut grandement faciliter la coordination, le suivi des tâches et la gestion des blocages éventuels.
Ce pilotage doit s’inscrire dans les lignes directrices définies par le cahier des charges. Un bon suivi permet en effet de garantir le respect des délais et la qualité des livrables comme d’entretenir une relation de confiance à long terme avec votre partenaire informatique.
L’externalisation IT, une solution stratégique pour votre performance
L’externalisation informatique représente un véritable levier de performance pour votre entreprise, à condition d’être bien encadrée et confiée à un prestataire de confiance. Elle permet de réduire les coûts, de gagner en flexibilité et d’accéder à des expertises pointues, tout en renforçant la sécurité de vos services IT et en accélérant le développement des projets.
Avec à une équipe de plus de 120 experts et une direction française, Vivetic Group, acteur reconnu de l’externalisation IT, accompagne depuis de nombreuses années les entreprises dans leurs projets numériques. Nous proposons des prestations sur mesure, en régie ou au forfait, selon vos objectifs, vos contraintes et votre budget. Notre approche, fondée sur la proximité, la réactivité et la transparence, vous garantit un accompagnement de qualité à chaque étape du projet.
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