A l’ère du big data, les entreprises doivent concilier avec des volumes de données de plus en plus importants. Bien que ces données représentent un moteur de développement majeur, leur traitement constitue une tâche complexe et exigeante.
Saisie de données : une tâche incontournable en entreprise
Qu’est-ce que les données en entreprise ? Il s’agit ni plus ni moins de tous les documents qui circulent dans la société : documents administratifs, documents fiscaux, documents comptables, factures, propositions commerciales, contrat, bons de commande, supports de communication, sondages et enquêtes… Toutes ces données sont conservées dans un espace de stockage, physique ou virtuel. C’est depuis celui-ci que l’entreprise peut les consulter et les exploiter.
La saisie de données consiste à numériser toutes ces informations afin de les rendre disponibles sur ordinateur ou dans le cloud. Plus besoin, dès lors, de perdre du temps à la salle des archives pour consulter un document.
Le principal enjeu de la saisie de données est celui de rapidité. Chaque jour, l’entreprise récolte de nouvelles données qui, si elles ne sont pas traitées, peuvent s’accumuler. Plus la société mettra de temps à les exploiter, plus le volume de travail augmentera. Il est donc primordial d’effectuer cette tâche régulièrement, sinon quotidiennement, afin d’éviter que les documents ne s’entassent jusqu’à former une pile intraitable.
Toutefois, dégager du temps chaque jour pour la saisie de données peut être compliqué. Rassurez-vous : il existe des solutions pour gagner du temps dans la saisie de données !
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Saisie de données : s’outiller pour gagner du temps
La solution à laquelle les entreprises pensent instinctivement à l’heure de la digitalisation : s’équiper d’un logiciel de capture de données. Ce type d’outils permet de scanner les documents et d’en extraire des informations, afin de pouvoir les consigner et les exploiter sur ordinateur.
Sachez qu’il existe des logiciels généralistes, pour numériser tout type de documents, ou des logiciels spécialisés, pour traiter avec plus de précision des documents spécifiques à certains domaines : comptabilité, administratif, RH…
Le principal intérêt des logiciels de capture de données est de faire gagner un temps précieux grâce à l’automatisation de la saisie. Toutefois, bien qu’une solution de capture documentaire fasse gagner du temps, elle nécessite toujours des ressources humaines pour des questions de vérification, de correction, de saisie des données non capturées… En effet, la capture de données seule ne suffit pas. Il faut s’assurer de disposer de données complètes, de qualité et non erronées pour pouvoir les exploiter ! Par ailleurs, un logiciel de capture de données a pour inconvénient de multiplier les postes de dépenses (comptez la licence de l’outil et le temps de vérification passé par l’un de vos collaborateurs). Ce n’est donc pas la solution parfaite…
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Saisie de données : les avantages de l’externalisation
L’externalisation se présente comme la solution idéale pour gagner du temps dans la saisie de données. En effet, confier cette tâche à un prestataire externe permet de :
- (Faire) traiter les données au fur et à mesure, afin d’éviter que les documents ne s’accumulent et restent non-exploités ;
- Décharger les collaborateurs d’une mission secondaire à faible valeur ajoutée, pour les laisser se concentrer sur leur cœur de métier ;
- Couvrir un besoin ponctuel sans mobiliser de ressources internes à plein temps, pour la numérisation des archives papier de l’entreprise par exemple ;
- Faire des économies, en confiant cette tâche à un professionnel extérieur sans avoir besoin d’investir dans un logiciel ou de mobiliser des collaborateurs voire d’en recruter ;
- Améliorer la saisie de données et éviter la perte d’informations grâce à l’expertise du prestataire d’externalisation.
Pourquoi choisir Vivetic Group pour l’externalisation de votre saisie de données ?
Entreprise d’externalisation de process métier, Vivetic Group accompagne la transformation documentaire de votre entreprise. Quel que soit le support, numérique ou papier, nous optimisons vos flux documentaires entrants grâce à la numérisation et la capture multicanale.
Nous vous proposons des solutions performantes et sécurisées pour numériser, capturer, classer, automatiser et archiver vos documents. Si vous possédez une solution GED, nous nous occupons de tout, en centralisant les informations dans votre outil.
Et comme il n’y a pas que les documents administratifs qui nécessitent d’être capturés, nous nous occupons également de la saisie de vos bons de commandes et abonnements ainsi que du traitement des moyens de paiements (chèque, CB, SEPA…). Nos équipes expertes de dématérialisation des documents se chargent de la réception des flux et assurent la remise en banque des chèques et leur envoi sécurisé pour une traçabilité complète.
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Ainsi, la gestion de vos processus documentaires et de vos informations est optimale !
En somme, Vivetic Group, c’est :
- Une réactivité et mise en place rapide
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